Au fil des années, nous avons accumulé un certain nombre d'écrits au fur et à mesure que nous avons monter ce projet. Parmi ceux-là, certains ont une importance particulière. Même si cela peut être lourd, c'est toutefois indispensable selon nous d'avoir un cadre précis, que le sujet soit philosophique, organisationnel, juridique ou financier.
C'est au travers de ces documents fondamentaux, de référence, que nous pouvons maintenir une bonne clarté et inscrire le projet Tadaïma dans la stabilité et la durée. Et il y a aussi les documents juridiquement et administrativement obligatoires comme par exemple les statuts.
Ainsi, nous avons dû classer dans plusieurs documents les différents éléments de notre projet, selon tel ou tel thème.
Voici les documents officiels essentiels dans le collectif :
Pour l'association
L'association "Oasis du village Tadaïma" s'occupe de tout ce qui concerne la cohésion et le lien entre les membres, l'organisation du collectif, les événements, la promotion de notre projet. Elle s'appuie sur quelques documents essentiels qui sont :
- les statuts de l'association : document le plus important dans une structure juridique, c'est lui qui définit l'objet de l'association et sa structure, sa gestion, ses possibilités d'actions. Les statuts font foi devant un tribunal. Ils s'appuient en outre sur le règlement intérieur, le projet et la charte, le cadre de confiance. Une modification des statuts doit être suivie d'une déclaration à la préfecture pour qu'ils soient mis à jour.
- le règlement intérieur de l'association : il vient compléter les statuts et on y précise le fonctionnement de l'association ainsi que ces règles. Le règlement intérieur peut être modifié et validé annuellement en assemblée générale.
- le dossier d'adhésion : c'est le document qui permet d'enregistrer l'adhésion des membres de l'association et de faire le suivi de ses membres tout au long de leur parcours d'intégration dans le collectif.
Pour la SAS coopérative
La SAS coopérative à capital variable "Village Tadaïma" détient la propriété du foncier (terrain et bâtis) et le gère. Elle permet en outre de pouvoir proposer la location des logements, aux associés ou aux personnes extérieures, voire de réaliser d'autres activités. Ces documents n'ont de'importance que pour les associés, donc à partir du niveau de membre en transition d'arrivée dans le collectif puisque c'est à ce niveau que le membre prend une part dans la société et fait un premier apport financier.
La SAS s'appuie sur ces documents essentiels juridiquement :
- Les statuts de la SAS : comme pour l'association, les statuts définissent la SAS. Ils indiquent par exemple son objet et sa structure, son mode de gestion, le montant des parts sociales et le montant du capital initial. Ils sont très importants car ils définissent ce que l'on peut faire et ce qu'on ne peut pas faire dans la SAS. Ils font foi devant un tribunal. Pour tout changement, il nous faut refaire une déclaration auprès de la chambre de commerce et du greffe et c'est payant. Autant ne pas se tromper et bien les rédiger du premier coup.
- Le règlement intérieur de la SAS : il complète les statuts en précisant ses règles de fonctionnement. Il nous permet d'avoir la souplesse que n'ont pas les statuts car il est modifiable en assemblée générale si on le souhaite sans avoir à refaire une déclaration auprès de la chambre de commerce.
- La convention d'apport en compte courant d'associé : cette convention d'apport a une importance sur le plan financier car il définit les règles d'apports et de restitution financiers entre l'associé et la SAS. C 'est un document juridiquement important en cas de litige, tout comme les statuts.
- le Registre des Mouvements de Titres : il enregistre les mouvements des parts sociales, les créations ou suppression. La société étant à capital variable , il est possible d'avoir un nombre de parts sociales fluctuant en fonction des arrivées et départ des associés. Il permet de tracer tous ces changements.
- Le contrat coopératif d'occupation : autre document important pour nous, il stipule le cadre d'occupation du logement attribué à un membre habitant. Il s'intéresse dinc essentiellement au périmètre défini par les parties privatives occupées par l'associé.
- le règlement d'occupation : ce document concerne aussi les règles d'occupation, mais plutôt en rapport avec les parties communes.
Enfin, ces deux structures juridiques s'appuient aussi sur nos documents fondamentaux dans le projet. Ils sont cités dans certains documents de l'association ou de la SAS et sont donc aussi importants à respecter :
- Le projet de vie : c'est le document originel qui a fondé notre projet. Après le montage du projet, et notamment le contour de notre démarche et ses aspects juridique et financier, puis l'achat du terrain, il n'évolue plus. Nous le gardons comme guide fondamental et originel de notre démarche.
- La charte : nous l'avons tirée du projet de vie. Elle fait ressortir l'esprit de notre projet ainsi que ses principes. C'est cette charte qui définit notre raison d'être.
- Le cadre de confiance : comme son nom l'indique, il liste les éléments qui permettent à chacun d'avoir confiance dans notre projet. Il définit en gros les règles du vivre ensemble, la façon de gérer les conflits, le déroulement des réunions, des élections sans candidat...
- Le processus d'agrément : il décrit tout le processus d'intégration dans le collectif jusqu'au niveau d'habitant.